Pubblicato da: Isi | 15 aprile 2013

PM 2: progettare (seconda parte)

PGZ 2013

Progettare: l’arte di mettere nero su bianco le nostre idee per provare a migliorare una data situazione. Abbiamo iniziato a parlare di progettazione nell’ambito politiche giovanili, utilizzando come materiale le schede dei Piani Giovani di Zona del Comune di Trento (qui trovi un link al post precedente, e lì i riferimenti agli altri articoli su questo tema).

Siamo partiti un po’ da cosa vuol dire gestire un progetto dalla A alla Z. E abbiamo iniziato ad approfondire l’aspetto della progettazione e della Scheda idea.

Te la ricordi?

Si tratta della scheda che il Comune chiede di inviare qualche mese prima della presentazione del progetto. Successivamente, dopo aver raccolto le idee dal territorio, i referenti tecnici organizzano un incontro generale tra tutti. Questo è un momento importantissimo per due motivi:

  1. se non hai mai presentato un progetto prima, è l’occasione per conoscere di persona i referenti, e capire come gestire la parte amministrativa
  2. all’incontro sono presenti tutte le associazioni, realtà di vario tipo, gruppi informali, che vogliono presentare un progetto; chissà, magari tra di loro trovi qualcuno con delle idee simili alle tue che – perché no – potrebbero convergere in un unico progetto.

Da qui in poi, si passa alla scheda progetto vera e propria. Come per la scheda idea, si tratta fondamentalmente di rispondere in maniera più dettagliata alle 5 W del giornalismo: who (chi), where (dove), when (quando), what (cosa), why (perché). Evidentemente con le aggiunte: con chi lo fai e quanto costerà.

Ora, la fase di brainstorming l’abbiamo più o meno passata, dato che abbiamo già presentato la scheda idea, che è un po’ l’ossatura del progetto. Ora c’è da pensare a tutto il resto!

Ma andiamo con ordine: ecco qui la scheda progettuale che il Comune ti chiederà di compilare, scheda progetto PGZ (più o meno è simile tutti gli anni, comunque questa è l’ultima e fa riferimento al 2012). Per il 2012 la scadenza per consegnarla (insieme alle lettere di partnership) era fine ottobre – bastava via mail; ora vediamo un po’ i punti più interessanti (ma se hai domande sugli altri basta che mi lascia un commento o mi contatti!). Come vedrai, quasi tutta la scheda è pre-compilata, con delle opzioni da scegliere: sono poche le parti dove bisogna mettersi a scrivere. E anche qui, è apprezzatissimo (e doveroso!) avere il dono della sintesi.

Il primo aspetto che forse colpirà la tua attenzione è la distinzione tra soggetto proponente e soggetto responsabile: infatti anche un gruppo informale di giovani può presentare un progetto (soggetto proponente), l’importante è che vengano sostenuti (soggetto responsabile) da una realtà con finalità giuridica. Subito dopo, come vedrai, c’è tutta una parte rispetto ai partner: è importante che non siano buttati lì, tanto per fare numero. Devono essere partner effettivi, reali. Perché partecipano al progetto? La loro partecipazione ha un senso? Meglio averne pochi ma buoni, di partner: se poi sei alle prime armi, il progetto sarà più facile da gestire. Se non avevi previsto dei partner nella scheda idea, ma nella fase di progettazione invece hai trovato qualcuno con cui sarebbe utile fare rete, prendi in mano il telefono e organizza una riunione. Se le altre realtà non si sentiranno parti attive del progetto, difficilmente la partnership avrà successo…ti troverai a fare tutto tu, cercando di coprire i “buchi” di quello che pensavi avrebbero fatto gli altri. E alla riunione, non arrivare con la tua scheda perfetta e già compilata: l’obiettivo deve essere quello di proporre l’idea, sentire gli altri cosa ne pensano, e vedere insieme come e cosa presentare. Se la scheda è già tutta fatta e scritta…cosa serve a fare trovarsi?

Arriviamo poi agli obiettivi: sono divisi tra generali (da crocettare) e specifici (da descrivere). Ad esempio: per InCo un obiettivo generale era la sinergia tra gli attori istituzionali del territorio. Quindi l’obiettivo specifico (sempre legato a quello generale!) era: rafforzare la rete tra enti pubblici e privati che si occupano di mobilità internazionale, coinvolgendo nuovi partner. Nell’obiettivo specifico quello generale va articolato in modo da agevolare la valutazione dei risultati attesi.

Eccoci poi alla descrizione del contesto e alle problematiche affrontate: perché c’è bisogno di questo progetto? Hai rilevato un bisogno particolare dal territorio, una domanda a cui vuoi provare a dare risposta? Questo è il momento per spiegare e argomentare perché hai deciso di lanciarti con questa idea. Evidentemente non solo attraverso l’arte della retorica: dati alla mano, bisogna saperlo argomentare, questo bisogno. Altrimenti, è solo una tua sensazione – certo, magari condivisa con il tuo gruppo di amici, ma non è una problematica condivisa. Subito dopo, la descrizione delle attività: ovvero, come pensi di rispondere al contesto/problematica descritti. In entrambi i casi ci sono dei limiti molto concreti: massimo una cartella, Arial 11 con interlinea singola.

Risultati attesi: che siano misurabili. Altrimenti come fai dopo a capire se sei arrivato dove volevi arrivare? E qui mi collego anche alla valutazione… che strumenti di valutazione prevedi? Come fai a capire tu – e, poi, a far capire all’ente finanziatore – che il progetto è andato bene/come pensavi/al di sopra delle tue aspettative?

Ultimo step: il budget. Cerca di essere realistico. Non chiedere di più pensando che, tanto, se non li usi restano al Comune: la volta dopo sarai penalizzato, perché vuol dire che non sei capace di progettare. E ricorda: tutte le spese devono essere giustificate. No al contante, tutti i pagamenti devono avvenire via bancomat o bonifico e nelle fatture deve comparire il CIG, un codice che il Comune ti attribuisce una volta approvato il progetto – c’è un motivo: rientra tutto nella norma antiriciclaggio. Tutte le spese effettuate in contante o senza una pezza d’appoggio – uno scontrino, una fattura, ecc. – è come se non esistessero, e non vengono rimborsate. Sì, rimborsate: con i PGZ l’associazione deve anticipare i fondi, che verranno rimborsati a fine progetto. Per agevolare le realtà più piccole, il Comune quest’anno ha proposto alle associazione anche uno step intermedio…dipende dal bisogno.

Ricapitolando, se hai dei partner effettivi, ricordati di condividere la scheda progetto. Sempre. Verifica i vari step. Cerca di capire cosa ne pensano. Raccogli le lettere di partnership. E poi, poi c’è l’invio del progetto: successivamente, mano a mano che questo verrà valutato, i tecnici ti potranno contattare per chiederti dei chiarimenti o maggiori dettagli. Se tutto va bene, verso febbraio avrai la tua risposta…e allora dovrai iniziare a organizzare il tutto!

…ma questo è il prossimo step 😉

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