Pubblicato da: Isi | 9 maggio 2013

PM 3: organizzarsi!

PGZ 2013 Ed eccomi con un nuovo post per quanto riguarda il PM (Project Management). Se segui questo blog da un po’ avrai visto che da marzo alterno alcuni articoli con tematiche varie a una vera e propria tutorial su come gestire i progetti, concentrandomi sullo strumento rappresentato dai Piani Giovani di Zona di Trento. Se ti sei pers* gli altri post non ti preoccupare: trovi tutti i link qui in basso, a fine articolo 🙂

Allora, dicevamo: il fantastico progetto che hai presentato è stato approvato. In genere con i PGZ funziona così: il progetto viene presentato a fine ottobre/novembre (la scadenza dello scorso anno era ottobre); poi dal Comune sono arrivate alcune richieste di precisazioni e chiarimenti, a cui bisogna rispondere tempestivamente. Tra fine febbraio/inizio marzo si conosce l’esito.

Prima cosa da fare: vediamo se la indovini!

Beh, ecco qua: controllare il budget. Hanno realizzato qualche cambiamento, o hanno approvato tutte le voci di spesa? In genere qualche taglio qua e là c’è. Prima di dare la notizia a tutti i partner, forse è il caso di controllare, onde evitare problemi. Per esempio, il budget esclude l’IVA: cioè, se tu hai segnato che ci sarà un formatore a 50 € l’ora per 3 ore, quei 50 € l’ora sono omnicomprensivi di IVA, INPS, ritenuta d’acconto, tutto. Occhio perché questi “piccoli dettagli” possono creare non pochi attriti.

Step n. 2: avvisa tutti i partner della bella notizia. Alcuni saranno più partecipi, mentre ad altri ti capiterà di dover ricordare in cosa consisteva il progetto. A questo punto è fondamentale organizzare una riunione tra tutti in modo da discutere i vari aspetti organizzativi. Attenzione che le riunioni vanno preparate: non esiste che organizzi, le persone si prendono il tempo per venire apposta per poi, una volta da te, sentirsi dire: “Allora, avete visto che bello? Chissà da dove iniziamo adesso!”. Si tratta di rispettare il tempo altrui: tutti facciamo tante cose per cui, più fai risparmiare tempo (a tutti, ma a te stesso in primo luogo) meglio è. Quindi: ordine del giorno, condiviso via mail. In modo che tutti sappiano tutto. Fai una stima del tempo necessario per toccare i vari punti, e poi rispettala.

Alla fine, tutta l’organizzazione ruota intorno agli obiettivi, che per essere raggiunti necessitano di una strategia da attuare in un determinato arco temporale.

Certo, è probabile che durante il progetto ci sia bisogno di vari momenti di coordinamento: pianificali tutti con attenzione. Crea un momento di valutazione intermedia, per condividere con tutti cosa si è fatto e come sono andate le cose fino a quel momento, che criticità ci sono state, come si sono superate, che migliorie si possono apportare.

Per i progetti più complessi, spesso si suggerisce di utilizzare un diagramma di Gantt (questo il link su wikipedia, che lo spiega molto bene): altro non è, in realtà, che avere un occhio su chi fa cosa quando, in modo da esseri sicuri di non dimenticarsi niente. In realtà, essere organizzati nel proprio lavoro è sempre fondamentale, ma ognuno ha il suo modo di gestirsi e organizzarsi. La cosa veramente fondamentale e che dovresti chiederti sempre è: se io un giorno sparissi dalla faccia della terra, chi verrà dopo di me sarà in grado di capire cosa è stato fatto e cosa c’è da fare?

Sembra una banalità, ma se hai cambiato anche solo un paio di lavori, ti accorgerai che non è così. Spesso le persone commettono l’errore di tenersi tutto in testa e poi, quando se ne vanno (per un qualsiasi motivo! Magari si sposano un/una riccone/a e decidono di grattarsi la pancia per il resto della vita, non devono essere cose necessariamente brutte!) pufff! Tutto sparisce e chi viene dopo deve ricominciare daccapo. Pensa a tutto il tesoro di esperienza accumulata: che peccato perderla così, in un soffio! Come quando ti tocca tornare alla casella di partenza del “Non t’arrabbiare”.

Quindi: documenta sempre tutto, scrivi tutto, tieni una copia sia in file che in cartaceo. Metti tutto in un faldone con varie buste trasparenti ordinate: documenti presentati, verbali delle riunioni, scontrini e chi più ne ha più ne metta. Fai un file excel con tutti i contatti, in modo che tutti sappiano chi fa cosa e lo/la possano contattare.

Poi, naturalmente, bisognerà pensare a una strategia di comunicazione: ma a questa ci dedicherò il post la prossima volta.

Ti lascio qui in basso i vari link sugli altri articoli… a presto! 🙂

PS: ti serve una mano per qualcosa? C’è qualche aspetto che vorresti approfondire? Non avere paura di contattarmi!

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